เป็นเทคโนโลยีที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการรับ-ส่งเอกสารจากหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกหน่วยงานหนึ่งโดยส่งผ่านเครือข่าย เช่น โทรศัพท์ สายเคเบิล ดาวเทียม เป็นต้น แทนการส่งเอกสารโดยพนักงานส่งสารหรือไปรษณีย์ ระบบ EDI จะต้องใช้รูปแบบของเอกสารที่เป็นมาตรฐานเพื่อให้หน่วยงานทางธุรกิจหรือองค์กรต่างๆ สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับมาตรฐานของ EDI ในประเทศไทยถูกกำหนดโดยกรมศุลกากร ซึ่งเป็นหน่วยงานแรกที่นำระบบนี้มาใช้งาน คือ มาตรฐาน EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)
ตัวอย่างของเอกสารที่นำมาใช้แลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยระบบ EDI เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบเสนอราคา ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เป็นต้น
บริษัทผู้ให้บริการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange : EDI) เป็นองค์กรที่ให้บริการ EDI ทางการค้าระหว่างประเทศแก่หน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภาครัฐ ซึ่งได้ แก่ กรมศุลกากร บริษัทการบินไทย (มหาชน) จำกัด การท่าเรือแห่งประเทศไทย และกรมการค้าต่าง ประเทศ ตลอดจนผู้ใช้ในภาคเอกชน
ประโยชน์ของการใช้ระบบ EDI
1.ลดค่าใช้จ่ายด้านการจัดส่งเอกสาร
2.ลดเวลาทำงานในการป้อนข้อมูล ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้อง
และลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลที่ซ้ำซ้อน
3.เพิ่มความรวดเร็วในการติดต่อสื่อสาร
4.ลดค่าใช้จ่ายและภาระงานด้านเอกสาร
5.แก้ปัญหาอุปสรรคทางภูมิศาสตร์และเวลา
